# Microsoft Teams 在线会议主持流程指南
一、会前准备
1. 创建会议
在 Teams 中选择：
日历 → 新建会议
填写以下内容：
– 会议主题
– 日期和时间
– 参会人员
– 会议议程
– 会议资料或附件
– 是否需要重复召开
– 是否启用会议录制
建议在会议邀请中提前写明：
> 会议目的、讨论事项、参会要求、预计时长、会议资料、发言规则及联系人。
2. 设置会议选项
打开会议详情中的 “会议选项”，重点检查：
| 设置项 | 建议 |
|—|—|
| 谁可以绕过大厅 | 组织者或指定人员 |
| 谁可以进入会议 | 受邀人员或组织内人员 |
| 谁可以演示 | 仅组织者或指定演讲者 |
| 允许参会者麦克风 | 根据会议规模决定 |
| 允许参会者摄像头 | 根据会议需要决定 |
| 录制和转录 | 需要时开启，并提前告知 |
| 允许聊天 | 建议开启，便于提问和发送链接 |
| 允许反应 | 可开启，用于快速反馈 |
3. 准备会议材料
建议提前准备：
– 会议议程
– 演示文稿
– 数据或报告
– 会议纪要模板
– 待讨论问题清单
– 相关链接
– 备用联系方式
文件最好提前上传至 Teams 会议聊天或共享文件夹，避免临时发送。
4. 检查设备和网络
会前至少提前 10～15 分钟测试：
– 麦克风是否正常
– 摄像头画面是否正常
– 音箱或耳机是否正常
– 网络是否稳定
– 演示文稿是否能够共享
– 屏幕共享内容是否正确
– 是否登录正确账号
– 是否使用合适的会议背景
– 是否关闭无关软件和通知
如需录制，确认组织政策和参会者知情要求。
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二、会议开始
1. 提前进入会议
主持人和演讲者建议提前 5～10 分钟进入：
– 检查参会者是否进入大厅
– 确认共同主持人或演示者权限
– 测试音视频
– 打开会议资料
– 确认录制、转录和共享设置
2. 欢迎参会者
会议开始后，可以使用以下开场模板：
> 大家好，欢迎参加今天的会议。现在我们先确认一下音频是否正常，能听到的同事可以在聊天中回复“收到”。
>
> 今天的会议主题是：____。
> 预计会议时间为：____。
> 今天主要讨论以下事项：
> 1. ____
> 2. ____
> 3. ____
>
> 会议期间请大家尽量静音，发言时先打开麦克风。需要发言的同事可以使用“举手”功能或在聊天区留言。
3. 说明会议规则
建议明确以下规则：
– 未发言时保持静音
– 发言前说明姓名或部门
– 使用“举手”申请发言
– 问题可发送到聊天区
– 不重复讨论已经确认的事项
– 重要结论由主持人进行确认
– 会议录制或转录时，向参会者说明
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三、会议进行中的主持流程
1. 按议程推进
建议采用以下节奏：
1. 说明会议目标
2. 介绍议程和时间安排
3. 按顺序讨论议题
4. 记录意见和问题
5. 明确结论和责任人
6. 总结未决事项
7. 确认后续安排
主持人应控制时间，避免某一议题占用过多时间。
2. 管理发言
主持人可以使用以下方式：
– 邀请指定人员发言
– 观察“举手”列表
– 根据聊天区问题安排发言
– 对多人同时发言进行排序
– 适时打断偏离主题的讨论
常用表达：
> 感谢您的分享。为了控制时间，我们先记录这个问题，稍后集中讨论。
> 这个问题涉及下一项议程，我们先完成当前议题。
> 请问刚才的结论是否可以确认？
> 目前确定的负责人是____，完成时间是____，大家是否有补充？
3. 共享内容
点击会议工具栏中的：
共享 → 选择屏幕、窗口、PowerPoint、白板或其他内容
建议：
– 优先共享具体窗口，避免误播其他内容
– 演示前关闭私人聊天和敏感文件
– 如共享视频，开启“包含声音”
– 演示结束后及时停止共享
– 共享 PPT 时注意是否进入演示模式
4. 使用 Teams 互动功能
根据需要使用：
– 聊天：收集问题、发送资料和链接
– 举手：管理发言顺序
– 反应：快速表达同意或反馈
– 白板：头脑风暴和协作记录
– 投票/Forms：进行意见收集
– 分组讨论室：小组讨论或工作坊
– 会议笔记：记录重点、决定和行动项
5. 管理参会者
主持人或共同主持人可以：
– 将参会者静音
– 移除无关人员
– 调整演示者权限
– 管理大厅进入
– 锁定会议
– 管理分组讨论室
– 关闭不必要的聊天或互动功能
如会议涉及敏感内容，可在参会人员到齐后使用：
更多操作 → 锁定会议
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四、分组讨论室流程
适用于培训、研讨或工作坊。
操作步骤
1. 打开 分组讨论室
2. 设置房间数量
3. 选择自动分配或手动分配
4. 指定讨论时间
5. 向各组发送任务说明
6. 设置必要的主持人或协助人员
7. 需要时广播通知
8. 结束前提醒剩余时间
9. 关闭分组讨论室并召回所有人员
分组任务应包含：
– 讨论问题
– 输出格式
– 负责人
– 完成时间
– 汇报方式
例如：
> 请各组讨论“如何提升客户响应效率”，15分钟后由每组代表汇报两项建议及一项优先行动。
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五、会议结束
1. 总结会议成果
结束前建议确认：
– 已完成的决定
– 尚未解决的问题
– 待办事项
– 责任人
– 截止日期
– 下一次会议时间
总结模板：
> 今天我们确认了以下事项：
> 1. ____，负责人：____，截止时间：____；
> 2. ____，负责人：____，截止时间：____；
> 3. ____，负责人：____，截止时间：____。
>
> 尚未解决的问题是：____。
> 后续由____负责跟进。感谢大家参加。
2. 停止录制并结束会议
如果已录制：
– 确认是否停止录制
– 等待录制文件处理完成
– 点击“离开”或“结束会议”
– 如需让所有人同时退出，使用“结束会议”功能
重要会议结束后，不建议主持人直接离开而让会议继续无人管理。
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六、会后工作
1. 整理会议资料
会后检查：
– 录制视频
– 转录文本
– 会议聊天记录
– 共享文件
– 白板内容
– 投票结果
– 问题清单
根据组织权限，将资料保存至合适位置，并避免公开敏感内容。
2. 发送会议纪要
建议在会后 24 小时内发送会议纪要，包括：
– 会议主题
– 时间和参会人员
– 主要讨论内容
– 已确认结论
– 待办事项
– 责任人
– 截止日期
– 下次会议安排
– 相关资料链接
3. 跟进任务
可以使用：
– Teams 任务
– Microsoft Planner
– Microsoft To Do
– 项目管理系统
– 共享 Excel 或 Lists
定期检查待办事项完成情况，并在下一次会议开始时快速回顾。
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七、常见问题处理
1. 听不到声音
检查：
– 是否开启静音
– 是否选择了正确的麦克风或扬声器
– 是否连接了蓝牙耳机
– 是否被系统禁用了麦克风
– 是否存在多人同时使用同一设备
2. 出现回声
建议：
– 使用耳机
– 关闭重复登录的设备
– 让同一房间内只保留一个设备开启麦克风
– 将未发言人员静音
3. 无法共享屏幕
检查：
– 是否具有演示者权限
– 浏览器或系统是否允许屏幕录制
– 是否选择了正确窗口
– 是否有安全策略限制
– 尝试改用共享窗口或 PowerPoint
4. 参会者无法进入
检查：
– 是否在大厅等待
– 会议选项是否限制了进入权限
– 邀请链接是否有效
– 参会者是否使用正确账户
– 是否误开启了会议锁定
5. 录制找不到
通常录制文件会出现在：
– 会议聊天
– Teams 或 SharePoint
– OneDrive
– 会议组织者或发起人的文件区域
具体位置取决于会议类型、组织设置和 Microsoft 365 配置。
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八、主持人快速检查清单
会前
– [ ] 会议主题和议程已发送
– [ ] 参会人员和演示者已确认
– [ ] 会议选项已设置
– [ ] 资料和链接已准备
– [ ] 麦克风、摄像头和网络已测试
– [ ] 录制或转录要求已确认
– [ ] 共同主持人已指定
会中
– [ ] 说明会议目标和规则
– [ ] 确认音频和视频正常
– [ ] 按议程推进
– [ ] 控制发言和时间
– [ ] 记录问题、结论和行动项
– [ ] 适时使用共享、聊天、举手和白板
– [ ] 处理迟到、噪音和技术问题
会后
– [ ] 停止录制并结束会议
– [ ] 整理录制、聊天和会议资料
– [ ] 发送会议纪要
– [ ] 分配并跟进任务
– [ ] 确认下一步安排
推荐主持原则
提前准备、简洁开场、严格控时、明确结论、落实责任、及时跟进。
